Salgın nedeniyle evden çalışmaya alıştık sayılır. Ama siz de evde çalıştığınız günlerde bir türlü organize olamıyor ve verimli çalışamıyorsanız, bu yazımız tam size göre. İyi düzenlenmiş ve organize edilmiş bir çalışma alanıyla dikkat dağınıklığını bertaraf edeceğiniz gibi işlerinizin de ne kadar hızlı bittiğine inanamayacaksınız.
1- Depolama alanı yaratın
Masanız ve raflarda dağınık duran evrak ve materyalleri kategorize etmeniz ihtiyacınız olduğunda bunları kolayca bulabilmenizi sağlar. Bunun için kendinize bir depolama alanı oluşturun ve sistemli olarak eşyalarınızı burada muhafaza edin. Bir hafta boyunca ihtiyacınız olmayan tüm malzemeleri depolama alanında muhafaza edin. Masanızın üstünde sadece bilgisayar, defter, kalemlik ve yazıcınızı tutun. Bir işleyiş düzeni oluşturun. Örneğin yeni bir işe başladığınızda evrakı gelen kutusuna koyup iş tamamlandıktan sonra ilgili klasörüne ve zaman aşımına uğradıktan sonra da çöpe atmayı alışkanlık haline getirirseniz, işinize yaramayacak yığınlardan da kurtulmuş olursunuz.
2- Dosyalama sistemi oluşturun
İhtiyacınız olan şeye en hızlı ulaşmanın yolu onun nerede olduğunu bilmekten geçiyor. Bu nedenle dosya dolabınızı belirli sisteme göre, kategorik olarak düzenlemelisiniz. Dosyalarınızı organize etmek için bir kendinize bir sistem bulun. Alfabetik, sayısal, renk kodlu bir yöntem tercih edebilirsiniz, hangisi işinizi kolaylaştıracaksa… Her dosyayı etiketleyin ve dosya dolabında uygun yerine koyun, böylece gerçekten ihtiyacınız olduğunda onu aramak zorunda kalmayacak ve işlerinizi hızla bitirebileceksiniz. En sık kullandıklarınızı en hızlı erişebileceğiniz raflarda, alanlara yerleştirin.
3- Süresi dolan her şeyi atın
Ofisinizin bu kadar karmaşık olmasının sebeplerinden biri de çöpü kullanmıyor oluşumuz. Çalışmayan kalemler, ataçlar, eski dergi ve gazeteler, bilgisayarlar parçaları… Gereksiz her şeyden kurtulun. Her pazartesi ofisinizi, masanızı artık kullanmadığınız şeylerden temizlemek için birkaç dakikanızı ayırırsanız uzun vadede içinden çıkılmaz yığınlardan kurtulmuş olursunuz. Tabii ki bazı belgelerden kurtulmak pek kolay değil. Sahibi olduğunuz mülkler ve şirketlerin vergi beyannamelerini, çek koçanlarınızı ve makbuzlarınızı yedi yıl boyunca atmayın. Hatta yeriniz varsa bunları şirketinizi kapatana kadar saklamanız iyi olur. Banka ekstreleri, sağlık faturaları gibi harcama evraklarınızı da bir yıl saklamanız öneriliyor. Son olarak kâğıt kullanımımızı minimuma indirmenin ve kâğıt çöplerini geri dönüşüm kutularına atmanın gezegenimize karşı görevimiz olduğunu da hatırlatalım.
4- Kablo karmaşasından kurtulun
Elektronik eşyaları yoğun olarak kullandığınız çalışma alanınızda bir sürü kablo ayaklarınızın altında ve masanızın üzerinde kargaşa yaratıyor. Kargaşanın yanı sıra tehlike de arz eden kablo yığınını organize etmeyi ihmal etmeyin. Bunu engellemek için kabloları masanızın bacağına veya duvara monte ettiğiniz çoklu prizle düzenleyebilirsiniz. Ayrıca gayet uygun fiyatlı kablo düzenleyiciler de hayatınızı kolaylaştırabilir.
5- Bilgisayarınızı düzenleyin
Masanız ve dosya dolaplarınızı organize ettiniz ancak bilgisayarınız da bu büyük temizlikten yararlanabilir. Programları ve belgeleri sabit sürücünüze yığmaya devam ederseniz, sonunda aradığınızı bulamayacak kadar dağınık hale gelecektir. Bilgisayarınızı tıpkı dosya dolabınız gibi sistematik bir şekilde düzenlemeniz size zaman kazandırır. Klasörleri sizin için anlamlı olacak şekilde organize edin. Tıpkı eski kağıtları attığınız gibi, artık kullanmadığınız tüm dosyalardan kurtulun. En son ne zaman değiştirildiğini görmek için farenizi dosyanın üzerine getirin. Son altı ayda revize etmediyseniz silebilirsiniz. Kaydetmeniz gereken dosyalar, kişisel fotoğraflar, müşterilerin proje dosyaları, vergi bilgileri ve yasal belgeleri harici bir harddiskte yedekleyin. Hatta ayda bir de güncellemeyi unutmayın.
6- Yapılacaklar listenizi güncel tutun
Masanızı ve bilgisayarınızı temizleyip düzenlediğinize göre sıra planlara ve yapılacak işler listelerine geldi. Görüşmelerinizi, toplantılarınızı ve diğer tüm yapılması gerekenleri nasıl takip ediyorsunuz? İster eski usul kâğıt-kalem ister dijital bir sistem kullanın mutlaka bir planlayıcıya ihtiyacınız var. Önemli olan kullandığınız sisteme bağlı kalmanız, planların yarısı bilgisayarda, yarısı defterde, bir kısmı mantar panoya tutturulmuş olmasın. Bu durum bir şeyleri unutma riskinizi artırır. Mantar panolar yerini dijital hatırlatıcılara bırakmış olsa da gözünüzün önünde yapmanız gerekenleri görmek unutmamanız için hala en etkili yöntem. Haftaya ve aya ait önemli etkinlik ve toplantılarınızı panonuza sabitleyebilirsiniz. Yapacaklarınız listesini günlük olarak elden geçirmek de işinizi kolaylaştırır.
7- Kendinizi motive edin
Söylemesi yapmasından daha kolay elbette. Araştırmalar gösteriyor ki karmaşık bir ortamda kafanızı toparlamanız da daha zor. Bu nedenle yaptığınız temizlik ve düzenlemeler odaklanmanıza yardımcı olacak. Günlük bir rutin oluşturup kendinizi çalışmaya hazırlayın. Erken kalkın, üzerinizi değiştirin ve kahvaltı sonrası kahvenizi koyup masa başına geçin. Beyniniz bir süre sonra kahveyi koyduğunuzda çalışma moduna geçecektir. Ara vermeyi, yemek yemeyi, su içmeyi, arada küçük egzersizler yapmayı, evdeki diğer insanlarla sohbet etmeyi, balkon bahçe gibi açık havaya çıkmayı programınızın bir parçası haline getirin ve ihmal etmeyin. Yapılacaklar listenizi her sabah gözden geçirin, bu gününüzü planlamanızı sağlar. Sosyal medya, WhatsApp ya da mail üzerinden iş arkadaşlarıyla uzun sohbetler gibi sizi asıl işinizden alıkoyan faaliyetleri minimumda tutun. Mümkünse uyuduğunuz yerde çalışmayın, TV’yi açmayın.
